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定期的维护保养，可以清除机器内部的污垢，办公设备，在必要的部件上加注润滑油，清洁光学部件，改善复印品质量，将可能发生的故障消灭在萌芽状态，减少停机时间。因此，一个企业要对办公行政人员做专门的办公设备维修和维护培训，或者采用办公设备外包的方式来解决。文件设备包括：制版印刷一体化速印机和油印机、小胶印机、重氮复印机（晒图机）、静电复印机、数字式多功能一体机、数字印刷机、轻印刷机、喷墨复印机等。
多功能如果一台办公设备只具有某一种功能，只有一种情况，那就是使用者对这个功能的需求相当大，对其它的功能可以忽略。可分为普通办公设备和办公设备。例如，几乎在所有办公室都能见到的传真机、打印机、复印机等就是普通办公设备。网络化人们越来越相信网络，越来越依赖网络，如果一台办公设备不可以进行网络传输，它的命运只能是被淘汰。办公设备提倡主动维修，常用办公设备，使机器的停机时间处于小，办公设备价格，从而获得佳使用效率和价值。
因此，一个企业要对办公行政人员做专门的办公设备维修和维护培训，或者采用办公设备外包的方式来解决。文件打印设备包括：激光打印机、喷墨打印机、针式打印机和绘图机等。文件传输设备：传真机、计算机、电传机等。包括电话、程控交换机、小型服务器、计算器等。办公设备与办公耗材不同，办公设备费用，可以说，买办公设备是购房，买办公耗材是装修。
