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发布时间：2009-07-08
海南中职国际旅行社有限公司三亚分公司
●海南省企业形象最佳单位 ●海南省旅行社协会理事单位
●海南省经济发展联合单位 ●海南省国内旅行社二十强单位
电话：86-898-31880657 31880658 传真：86-898-31880655
地址：中国海南省三亚市商品街96号铁通大厦1210 邮编：572000
网址 Q MSN：
公司（C.O）： 海南中职国际旅行社三亚分公司 公司（C.O）：
姓名（NAME）： 唐伟杰 姓名（NAME）：
职务（POSITION）：经理 职务（POSITION）：
电话（TEL）： 86-898-31880657 电话（TEL）：
传真（FAX）： 86-898-31880655 传真（FAX）：
日期（DATE）： 2009-7-10 日期（DATE）：
地址（ADDRESS）： 三亚市 地址（ADDRESS）：
关于（ABOUT）： 会议策划方案 关于（ABOUT）：
尊敬的总经理阁下：
您好！
首先祝贵公司生意兴隆、兴旺发达。
海南特区青年旅行社有限公司成立于93年，在长期的发展和磨练历程中，力争打造海南成功、健康
的旅游品牌。曾成功的举办过北京联想、深圳艾默生、北京中视影视、中海粮油、西安新博、西安天厚、兰州凯瑞、
中华医学会、中华民航管理会、中国粮油储备学术会等；大型企业的商务会展和团体观光旅游。
作为一个成功的企业，贵公司每年一定要组织不少会议：董事会、股东会、销售订货会、新产品发布会、经销
商答谢会、高级职员培训会，一个好的会议，既有助于企业经营，又体现企业的文化，展示企业的形象。然而，传统的会议组织形式，千篇一律，没有生趣。与会者心生厌倦，应付了事，花费不少，组织者也疲惫不堪，会议效果不怎么理想。针对这一状况，我司提出了全新的拓展培训结合商务会议的项目。
三亚分公司自2000成立以来，建立了公司会议定房网站,着重发展商务会议、自由人，历经艰苦的创业，已走出传统的会议接待模式，有着自己的全新理念，希望有机会让我们成为真诚的合作伙伴，以下是我们操作商务会议全方位、一体化的全新方案：
设计目标：
缓解会议疲劳心绪，提高会议效率。
提升团队凝聚力，激发同舟共济的团队精神。
加强组织纪律性，提高员工自我管理自我控制能力。
提高员工忠诚度，强化换位思考意识。
设计思想：
以拓展培训贯穿于商务会议的方式，在风景优美的自然景区，利用商务会议的休息时间，借助于挑战性、参与性、
互助性强的培训项目，调节长时间会议给参会人员所带来的疲惫心绪，并与此同时营造学员对企业的认同及归属感，提高团队凝聚力，培养学员积极进取、乐观向上的人生态度，从容冷静面对各种变化，强化责任意识，强调组织纪律性，增强自我控制，激发参训学员在严峻形势下如何再创辉煌的深入思考，提升团队学习能力。
我司优势：
海南特区青旅三亚分公司依托拓展培训网络强大的信息资源及多年的服务经验, 在承办商务会议有效结合拓展培训方面具有独到的专业优势.我司的特长是擅长于捕捉不同客户的不同需求！并将各类咨讯有机结合起来！为贵司提供一整套完善的会议企划方案及专业的实施队伍，并专注于每个细节的服务，使贵司的想法得以完美的实现。
熟悉商务会议的各个环节，能以最快的时间做出会议的策划方案 ——省时
您只需要填写一份会议预订单，剩下的事就交给我们来办 ——省力
与全国各地酒店、航空公司、广告媒体的良好关系，您会发现 ——省钱
我公司被海南省旅游局评为省旅游企业二十强,注册资金130万 ——放心
从会议留影中的笑脸上，您会清楚的看到客户对我们的评价 ——满意
一、 会议相关
1、 及时、准确的提供酒店、交通、旅游信息，针对您所需的服务项目第一时间的策划与报价。
2、 如果您需要亲临现场考察，我们可以为会务组提供房间，有专人协助您的工作，以便会议议程顺利。
3、 执行双方确认的协议条款，在保证您所需服务的前提下，保护双方的合法权益。
4、 提供会议签到台，并有专人协助会务组分发资料，办理相关入住手续。
5、 会议期间及时叫早，叫醒服务使与会代表安心休息。
6、 参会代表离店前，有专人协助办理离店手续，节省大家时间。同时为延住、晚离店代表办理相应手续。
7、 会议期间，根据具体情况适时提供部分人员免费房（1—2）间。
8、 免费给会议重要领导住房赠送鲜花、水果。
9、 我们将根据会议的具体情况，为您设计并安排会场的布局和绿化，细致周到的设置好所有的细节；我
们将根据您的需要，为您提供会议所需要的所有设备，并安放在指定位置，调试好设备，进行演练，
确保会议的正常运行。
10、 免费为会议提供提示牌、水牌和服务卡。
11、 根据实际情况，提供收费/免费机场接送服务，如有参会者提前返程可在酒店显要位置设返程机票预定。
12、 如果您在会后需要为嘉宾提供一份具有当地特色的纪念品，我们会提供必要的信息和服务。
13、 如果您在会后需要为嘉宾提供一次难得的旅游活动，我们会为您提供最优质的旅游行程，游览到最好景
区、景点，安排最佳时间段飞机航班、品尝到当地最具代表行的风味餐、最好的导游、驾驶技术一流的
驾驶员和车况良好的旅游车辆，同时报给您一个合适公道的价格。
14、 印刷设计：很多文字性的宣传资料，由于量大不便携带，我们愿意在当地为客户解决这些资料的制作工
作。名片单色/多色的制作；意见调查表格；相关资料的打字、复印、印刷；彩旗的制作；背景牌；有
材料做夹板、进口荧光纸。
15、 物品运输：会议中若是需要很多相应物品和设备的，我们愿意为客户解决这些物品的运输、搬运问题。
小件物品运输：展柜、展桌、椅子等小型设备和小件物品的运输；
大件物品运输：大型器械、大件物品的运送；
特种展品运输：化学用品、医药用品、以及复杂物品的运送；
远程展品运输：远距离的展品运送；
参展资料运输：宣传资料、印刷品、纪念礼品的运送；
贵重展品运输：电脑、服务器、钢琴等贵重物品的运送。
16、 物品配送：会议期间我们可代购软饮：香烟、酒水、饮料、矿泉水、食品等日常生活用品、办公用品；
提供礼品、旅游纪念品的咨询和选送服务。海南岛服：参会嘉宾若能身着统一、最具特色的服装，会对
外界产生一种特殊的感觉与影响；旅行袋：印有会议主办方指定的会议主办方指定的图案和文字的旅行
袋，除能帮助参会嘉宾装载物品外，更多一份纪念意义；笔记本：特殊纪念意义的笔记本，能让客户铭
记本次活动与会议主办方；
17、 翻译服务：中英对译，中日对译，中韩对译，中俄对译（口译、笔译）；
18、 订票服务：代订各大航空公司及相应各大航线优惠折扣机票；
19、 邮政速递：文件资料包含印刷品，信函、明信片、大、小件包裹的代为发送、寄出。
20、 汽车租赁：专车全天接站；优惠价格提供会议期间用车服务。商务车、大巴车、中巴车、中高档轿车，
任你们选择。
21、 医疗保健：如客户需要，我们可派出随团医生，保障会议期间客人的身体健康。
22、 我公司将全程依照《中华人民共和国旅游人身意外伤害保险条例》的规定，进行相应的保险（不论参会
嘉宾的国籍）；
23、 餐饮服务：我们将根据参会人员的喜好，为您预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等，我
们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，为您推荐不同的用餐地点和用餐价位。
24、 保安服务：根据会议特殊情况的需要，我们可调请市保安公司的精锐，从机场接待直至酒店及会议全程
的结束，确保会议的安全保密工作和会议的顺利进行。
25、 我公司根据客户的意愿、要求，策划、组织、执行会议的各项接待工作，让会议客户放心、满意最大化；
让会议服务质量最优化。
二、 会议范围
接待会议类别：科研机构、机关、学校和各种培训中心的学术会、笔会、论文发布会、业务洽谈会、订货会、
新产品推广会、联宜会、交易会、董事会、年会、行政会、销售会、邀请会等。
1、 会议设施
会议室面积、区域、楼层
2、 会议中使用的设备
- 六声道同声翻译
- 7700流明及4500流明投影仪
- 投影幕布
- 多制式录像机
- 红外无线接受耳机
- PHILIPS 视频系统
- 影碟机 - 电视机
- 会议音响系统
- 白板
- 立式讲台
- 舞台
- 激光笔
- VCD
等等...
3、 客房详细资料
4、 完善的餐饮设施
三、 会前筹备
会议接送、代定酒店、会议用餐、机票服务、VIP服务、会场设计、特产介绍、商务用车、娱乐安排、高尔
夫、议程安排、报名签到、翻译服务、纪念品制作、传媒联系、新闻稿拟写、记者会安排、文宣印制、资料
分发、人力支持、视听器材、大会司仪、酒宴茶点，协助办理各种类搭台布展、喜庆服务、开/闭幕活动等，
根据会议课题邀请专家授课。
四、 会间服务
1、 提供专业外语翻译，摄像、礼仪公关和文秘服务。
2、 免费提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作。
3、 会议期间可为VIP客人提供特殊照顾和服务。
4、 提供会议期间后勤保障工作和外围的协调服务。
五、 会后总结
1、 对参会代表的会后旅游考察工作进行整合。
2、 协助会务组处理会后事宜，进行会议期间的工作总结。
六、 运做流程
与会议单位洽谈→拟订、提供初步方案→考察会议场地→提交最终方案→确认方案→签定协议→交付预定金
→会前准备→会议接待→结帐→汇总、跟进
七、以下分别介绍：
1.会议的预算
2.酒店的选择
3.旅游考察活动
4.交通、疏散及VIP接待
5.杂务
一次成功的会议是和前期精密的准备工作、方案的制定、与酒店、旅行社及其他相关单位的合作、有效的交通渠道、人力资源的调度、和强大的应变能力等是息息相关的，我们竭诚为你打造最全面、细致的操作方案，让您事事尽在掌握。
会议的预算
请您和我们的工作人员具体协商会议的级别和档次，我们会根据您的要求给您相关的信息资料或作出最经济、合理的预算。工作人员将给贵公司提供优质的谈判服务。大到房价，细到发票税金，我们都能给您大大瘦身费用。请参考会议要求及预算书
酒店的选择
成功会议的首要因素是选择合适的酒店，条件合乎要求的酒店不仅能给您的会议工作带来便利，更能给您的客人带来意外惊喜。请参阅我们主推的酒店的相关情况，或查阅当地的其他酒店资料。
旅游考察活动
一次成功的旅游考察最整个会议的效果又岂止点睛之笔，除了给您和您的朋友一个放松和调节的时间，而这良好和热烈的氛围之下，又怎能不再结识多一些朋友、给您的事业创造新的机遇和意想不到的惊喜呢。只要您开口，我们就为您贴身打造合适的线路和报价。文艺演出、景点景区、旅游空调用车、旅游保险、优秀导游服务，一应俱全。
会议礼品（以下物品供选择，价格另议）
1、海南岛服；2、海南特产（如茶叶、工艺品、热带水果等）。
八、旅游报价：
A线：天涯海角65元/人+风情万种的槟榔文化园、森林部落148元/人+分界洲岛100元/人
合计：门市价 元/人 优惠价 元/人。
B线：西岛100元/人+大小洞天36元/人+田园温泉138元/人
合计：门市价 元/人 优惠价 元/人。
C线：分界洲岛100元/人+博鳌水城70元/人+东山岭30元/人+野人谷、森林部落148元/人
合计：门市价 元/人 优惠价 /人。
◇ 导游：全程优秀导游讲解，收费 元/天；
◇ 旅游用车：座全新空调大巴，收费 元/天。
◇ 旅游保险：①含旅游责任保险（限旅游期间）；
②旅游意外险（10元保10万元）：报到后由我公司负责帮客人代办（费用自理）。
我公司为会务组提供免费便利
1、会议期间我公司提供会务组免费用车1台；
2、提供会务组台式电脑、打印机各1台；
3、会议期间，每天免会务组用房2间。
返程机票：
会议期间我公司将全国联网电脑售票点搬到酒店办公，确保每位与会代表顺利购得优惠返程机票。
交通、疏散及VIP接待
请对会议的用车、交通票务、具体提出您的要求，我们将会为您争取最优惠的折扣、最良好的服务。会议用车，车型，游程座位数及价格,我们可以提供按照您行程要求的团体、个人、及VIP用车服务。根据您会议的人数、和疏散日期等细节争取最优惠的折扣票价。
杂务
事无巨细，您的满意是我们的目标，大到酒店旅游，小到文具纸笔、酒水、乃至为您的客人安排一次生日PARTY，您不觉的有一个细致的工作团队为您操办一切，放心了许多吗？我们可以提供 代购会议文具、用品、酒水、照相.....
近年来，各类会议的组织者与承办者分工愈来愈明确，特别是大、中型国际、国内会议展览及众多企业组织的奖励旅游。因为这些活动涉及到参加者的吃、住、行、游、购、娱6类要求及相关会议设备。若要使活动获得成功，则需要各方面的密切配合。而会议的组织者由于种种原因而无法使上述各部门协调起来，往往是事倍功半。企业若把接待工作交给专业承办者操作，则可节省大量的人力和财力并提升企业的整体形象。海南特区青旅三亚分公司具有行业和网络的优势，是完全有实力承担起这一项工作，充分满足各方面的要求。
良好的酒店运作，以下缺一不可
+房间
+会议室
+餐饮
+其他设施 外观等
+软件
我们的服务宗旨： 追求卓越
创造完美
总经理先生：
您好！
非常感谢您能抽出宝贵的时间阅览我们的方案，如有不周到之处请予以指正，我们及时改过，力求会议
的高质量。
2009—7—10
