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行 业：商务服务 认证服务
发布时间：2023-12-01
1.目的
规定相关信息的交流方法及渠道，以确保相关信息的内流顺畅有效。
2.范围
本程序适用于本公司相关信息的交流，对内包含所有员工,对外包含主管机关,社区,社会大众,客户,供货商等。
3.定义
3.1投诉---任何人员或团体对公司的活动、产品和服务所造成的影响感到不满，可以通过口头或书函方式反映给公司或推行小组会。
3.2查询--任何人员或团体对公司的管理系统的运作或计划提出的询问。
3.3要求--任何人员或团体由于公司的活动、产品或服务所构成的不便而提出的改变运作方式的建议、指示、或请求。
3.4--公司为了满足环境/相关方要求而建立的控制程序文件，使之能通过各种控制程序履行其符合性的承诺。
4. 职责
4.1各部门负责对应相关质量、环境及职业健康安全信息的收集。
4.2各部门负责工作范围内信息的传递与交流。
4.3行政部负责统筹公司对内、对外相关信息的传递与处理。
4.4行政部负责紧急信息的传递和处理。
5. 作业程序
5.1体系要求
根据ISO9001:2015、ISO14001：2015及GB/T45001-2020 IDT ISO45001：2018要求，公司应定期进行内外部沟通，确保相应的要求得到处理。
5.2信息的分类
5.2.1按照信息来源，质量、环境及职业健康安全信息可分为内部信息和外部信息。
内部信息交流指公司体系运行过程中各层次之间、各部门之间 质量、环境及职业健康安全信息的交流。
内部信息包括：
5.2.1.1 质量、环境及职业健康安全方针
5.2.1.2质量、环境及职业健康安全目标、指标
5.2.1.3 质量、环境及职业健康安全管理方案
5.2.1.4环境因素及危害因素
5.2.1.5质量、环境及职业健康安全管理组织机构和职责
5.2.1.6员工提案和要求
5.2.1.7 教育培训信息
5.2.1.8 、测量信息
5.2.1.9 内审、管理评审信息
5.2.1.10 文件分发、反馈信息
5.2.1.11 文件制订、修改、废除信息
5.2.1.12 不符合信息
5.2.1.13 异常、紧急情况信息
5.2.1.14 日常运行控制信息
检查
1 绩效测量和监视
a. 职业健康安全绩效进行常规监视和测量的目的和要求；
b. 职业健康安全绩效进行监视和测量的内容和应达到的要求；
c. 绩效监视和测量设备校准和维护的要求。
2 合规性评价
a. 定期评价对适用法律法规的遵守情况的要求；
b. 评价对应遵守的其他要求的遵守情况的要求。
c. 保存记录的要求
3 事件调查、不符合、纠正措施和预防措施
a. 事件调查的目的；
b. 记录、调查、分析和处理事件的要求；
c. 不符合、纠正措施和预防措施的含义和要求。
4 记录控制
a. 记录作为文件的含义、作用和要求；
b. 标识、贮存、保护、检索、保留和处置记录的要求
5. 审核
a. 职业健康安全管理体系内部审核的目的和作用；
b. 审核方案的要求；
c. 审核程序的要求；
d. 审核人员的要求。
6. 管理评审
a. 管理评审的目的和要求；
b. 职业健康安全管理体系管理评审输入和输出的要求
能力、培训和意识
a. 组织应如何确保在其控制下完成对职业健康安全有影响的任务的任何人员都具有相应的能力；
b. 组织培训程序应满足的要求；
c. 在组织控制下工作的人员的职业健康安全意识应达到的要求。
沟通、参与和协商
a. 确保组织内部、外部职业健康安全信息沟通的要求；
b. 员工参与和协商方面的要求；
c. 与承包方和相关的外部相关方协商的要求。
文件
a. 文件对组织职业健康安全管理的作用，了解文件的适当媒介；
b. 标准对组织职业健康安全管理体系文件应包含的信息要求。
文件控制
a. 文件和资料评审、发放、修订，有效和失效文件控制的要求
1危害：可能造员伤害、疾病、财产损失、工作环境破坏的根源和状态。
2风险：特定危害性事件发生的可能性与后果的结合。
3危害辨识：识别危害的存在并确定其性质的过程。
险评价：评价风险程度并确定其是否在可承受范围的全过程。
第1类危险源：意外释放的能量或危险物质。此类危险源的存在是事故发生的前提，在事故发生时释放的能量是导致人员伤害或公司财物损坏的能量主体，决定事故后果的严重程度。
第2类危险源：导致能量或危险物质约束被破坏或限制措施失效的各种因素。此类危险源的出现是类危险源事故的必要条件，决定事故发生可能性的大小。
1. 参与建设公司管理体系管理；
2. 负责公司企业文化的塑造与培育；
3. 负责公司的各项规章制度的制订、实施监督、修订；
4. 负责培养公司员工树立正确工作、行为规范；
5. 负责公司的组织机构设置、岗位设置，做好人员定编、定岗、定责；
6. 负责公司员工个人档案的建立；
7. 负责公司选人、用人、育人、留人系统建设与完善；
8. 负责公司员工招聘、考核、奖罚、员工薪酾、员工福利系统的建设与管理；
9. 负责员工培训规划、培训计划的制订、实施、效果评价、员工培训记录建立；
10. 负责员工日常考勤、奖罚统计报送会计计算工资；
11. 负责公司行政事务的对外联络，对内协调各部门之间的关系；
12. 负责组织科技项目的申报、项目改扩建申报、工商营业执照年检、车辆年检等行政事务或专项事务及相关对外沟通联系；
13. 负责行政资料文件的复印、分发、规章制度、通知、奖惩公告与存档管理；
14. 负责公司管理体系文件管理
15. 公司交办的临时事项的完成。
审核组长召开末次会议，汇报审核情况，并应得到受审核方认可。审核组成员将经过受审核部门负责人确认过的内部审核不符合项报告分发一份与责任人。
审核组长负责编写《内部管理体系审核报告》，内容包括：
A.审核时间、内容
B.审核的目的、范围和审核依据
C.审核组成员和受审部门名称负责人
D.审核基本情况、审核结论、不合格项说明、整改要求
E.审核报告应在末次会议之后一周内完成，交管理者代表审批后，分发给各受审部门负责人
受审核部门对不符合项或观察项所产生的原因进行分析，一周内制定并提交纠正预防措施，经管理者代表批准后实施。
审核组成员负责纠正措施预防措施的验证工作：
a. 验证无效者,由责任单位重新整改并再验证；
b. 验证有效者,审核员在内部审核不符合项报告跟踪验证栏填写验证记录，一般纠正及预防措施应于3周内完成。
每年底，管理者代表对年度审核不符合项进行汇计，形成年度管理体系审核报告，经质控部长审核，提交管理者代表和管理者审阅，并作为管理评审输入资料。
所有审核档案交管理者代表进行归档管理，保存期限不少于3 年。
