佛山合规管理体系认证办理流程

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行 业：商务服务 认证服务 

发布时间：2021-07-13

开展合规管理行为：合规管理体系的落地
在识别和评估合规风险之后，即着手进行应对了，但企业的合规管理是一整套、长期的行为，必须投入资源和热情。完整的合规管理行为，包括人的问题、制度的问题、实施机制的问题和改进的问题。

首先，为搭建体系的合规管理组织架构，可从三个层面来设计和组织。**层是较高负责机构，可在董事会中设合规**，制定合规管理的目标、方针和政策，统领公司合规管理工作。*二层是协调机构，在合规**之下设合规管理协调工作小组，协调法律、审计、财务、人力资源等部门，保证企业内部资源协同。*三层是日常工作机构，即合规管理部。企业可任命董事会成员之一担任合规管理部的负责人，即**合规官，由他全面负责合规管理工作。

其次，要制定合规管理制度。合规管理制度一般包括合规行为准则、制度规范、合规专项管理办法、合规管理流程、合规管理表单。合规管理制度及相应的处罚以书面形式记载了企业管理层和员工的合规职责，是企业施行合规管理的驱动力。合规管理制度要制定得有效，而不流于形式，关键要融入企业的日常经营、管理活动之中。但鉴于任何风险管理制度其实都很难彻底消除风险，因此合规管理制度的意义是将企业合规风险控制在一个合理的范围，而不是盲目地制定过于严苛的管控标准，这样容易使得员工对合规管理产生抵触情绪。

再次，持续运行合规管理机制。要把合规管理落地，就必须把政策制度上的规定变为可执行的流程，把纸面上的流程变为业务中的操作流程。合规管理实施机制包括培训、考核、举报和调查等。培训是让员工了解和熟悉政策、制度及流程。培训的内容应与员工角色和职责所涉及的合规风险及任务相符合。没有考核的管理，是产生不了结果的管理。合规考核的内容可以包括按时完成合规培训，严格执行合规政策，有无任何违反合规的行为，支持合规部门的工作，及时汇报违规行为等。举报和调查，是合规这种管理体系较为*特的要求。举报程序安排，要根据企业的实际情况进行设置，以鼓励违规员工悬崖勒马，保护举报员工安全等为原则。合规调查，要注意本身的合法问题，调查者较好熟知相关法律法规、内部规定，以及之前发生的相似案例。

最后，要进行合规处理和持续改进。员工违规行为一旦证实，企业必须立即处理。处理员工违规行为的方式反应了企业是否严肃对待合规，是验证企业合规管理体系是否落地的较佳方式。出现不合规行为时应当及时处理，更应该查明违规行为的根源，对于合规管理体系进行重新审视、改进、重新设计，这样才可持续改进。如果类似违规行为多次发生，说明合规管控没有起到效果。只有及时和正确的反馈，才能将合规管理行为形成闭环。

五、塑造合规文化：合规管理体系的可持续
企业文化是在企业中形成的由企业管理层倡导并为全体员工所认同且遵守的企业的宗旨、精神、价值观和理念等。相比于其他的管理手段，有合规文化的企业更具有持续的成长能力和广泛的影响力。

合规，已成为众多跨国企业普遍的核心价值观。企业合规管理要持续开展，包括启动和推行合规管理，塑造合规文化都是一本万利的事。合规文化包括全员合规、合规可创造价值、合规需要高层认可和推动等内容。

要发展合规文化，企业高层和合规管理部门，就必须要在企业的各个层面推行一套公开发布的共**为准则，并始终如一地进行。

**，要有明确的价值观，要从根本上认同合规，相信合规的价值。*二，管理层率先垂范，带头遵守合规制度，行动前后一致。*三，持续地示范、指导、培训。管理层自上而下地进行讲解、传播、推广合规的价值理念。*四，持续就合规问题进行企业内、外部沟通，确保合规价值观在所有员工中得到传达，让员工了解企业合规底线。最后，建立合规表现与绩效挂钩机制。良好的合规管理行为将得到激励，不称职的管理行为将受到惩罚。
合规要求是企业有义务遵守的要求。例如，某短视频平台及其所属企业至少必须遵守以下规定：法律《网络安全法》，行政法规《电信条例》、《信息网络传播权保护条例》、《互联网信息服务管理办法》，部门规章《互联网视听节目服务管理规定》、《互联网新闻信息服务管理规定》、《互联网直播服务管理规定》、《电信和互联网用户个人信息保护规定》等。合规要求是企业必须遵守的义务，具有强制性。

合规承诺是企业选择遵守的要求。它是企业对相对方的一种承诺，是自愿性的，如与社区团体、非**机构签订的协议、原则或行为守则等。例如，2016年4月，北京市网络文化协会携同百度、新浪、搜狐、爱奇艺、乐视、优酷、六间房、酷我、映客、花椒等20余家从事网络表演（直播）的主要企业共同发布《北京网络直播行业自律公约》。这便是一种合规承诺。在该自律公约中有一处规定，即“网络平台对新申请主播需要人工认证，且申请者需在与审核人员视频聊天过程中回答若干问题，认证过程不得少于1分钟。审核人员认定申请者满足认证要求的予以认证，否则不予认证。认证过程视频录像*保存备查。”这种规定便不是所有的网络直播企业都须遵守，而**于北京地区的主要以上直播企业。广义上讲，企业与客户、商业伙伴等所签订的全部协议及合同，也是企业的合规承诺。一旦企业签署，即应遵照执行。企业应当本着经济适宜的原则来选择确定自己的合规承诺，如很多企业向客户承诺“存在质量瑕疵的产品将**无偿召回”。这样的承诺，说到就要做到，做不到就不要向市场承诺。

合规义务的识别，包括合规要求的识别和合规承诺的识别，应当由企业法务部、合规部及业务部门共同对企业所受管辖的法律法规及企业签署的合同或做出的声明等，归纳出企业所可能面临的所有合规义务，并形成合规义务清单文件。

识别合规风险，还要注意合规义务的维护。因为现实中，合规要求和合规承诺不是一成不变的，需要时刻关注并将新的合规要求和承诺纳入合规义务清单文件中。GB/T 35770-2017《合规管理体系 指南》规定，企业宜制定适当的流程来识别新的和变更的法律、法规和规则以及其他的合规义务，以确保企业持续合规。为了获得合规义务来源变化信息，企业可采取如下措施：与监管部门会面；与法律顾问交流；跟踪监管部门的网站动态；参加行业论坛和研讨会；订阅相关信息服务；确保自己是专业组织的会员；确保自己在相关监管机构的收件人列表中。