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人事档案是记录一个人的学习、工作、生活等方面的重要资料，它在很多情况下都需要使用。以下是一些常见的情况：
1. 求职：在求职过程中，用人单位通常会要求求职者提供人事档案中的相关材料，如学历证书、工作经历证明、职称证书等，以了解求职者的背景和能力。
2. 入职：在入职时，用人单位通常会要求新员工提供人事档案中的相关材料，如身份证、学历证书、工作经历证明、职称证书等，以核实员工的身份和背景。
3. 晋升：在晋升时，用人单位通常会查看员工的人事档案，以了解员工的工作表现、能力和潜力。
4. 调动：在调动时，用人单位通常会查看员工的人事档案，以了解员工的工作表现、能力和潜力。
5. 退休：在退休时，用人单位通常会查看员工的人事档案，以确定员工的退休年龄和退休金。
6. 出国留学：在出国留学时，学生通常需要提供人事档案中的相关材料，如学历证书、成绩单等，以证明自己的学术背景和能力。
7. 其他情况：在其他情况下，如办理银行、申请**等，也可能需要提供人事档案中的相关材料。
总之，人事档案在很多情况下都需要使用，它是一个人的重要证明材料，需要妥善保管和管理。
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