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江苏誉谋企业管理咨询有限公司
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如何跨部门协作，提高工作效率 跨部门协作是企业运转绕不开的话题。所谓跨部门协作是指没有隶属关系或指导关系的不同部门以横向沟通的方式进行协调、合作。跨部门协作的特点是部门各有独立的职责，互不隶属，但又必须通过协作才能达成共同目标。 跨部门协作一直是职场人的一个难题，也是老生常谈的话题。它不像部门内部成员的合作，而是涉及到多个利益方，难度是倍增的。 通常跨部门协作障碍有以下表现形式：爱理不理、找各种理由推托、应而不办、办而不力、上级说了算及跟你斤斤计较等。 一跨部门协作障碍原因分析 1、部门目标的差异 大多数企业的经营管理模式源于亚当斯密的“劳动分工原理”和泰勒的“科学管理理论”，即强调专业化的分工，将企业的经营活动过程分解为较简单、较基本的工序。专业化的分工带来企业内部门的划分，一项经营活动要经过若干个部门、环节的处理，各个部门按照专业职能划分，企业虽然有整体经营目标，但具体到每一个部门的目标是不同的。 2、职能和权责划分不明确 由于各种原因造成的组织分工不明确、部门之间权利、利益以及工作职责不清也是导致部门间沟通存在障碍的`主要原因之一。当组织机构发生变化或企业内引入新的工作流程或工作内容时，很容易出现部门间职责划分不明确的情况，此时新的体系刚刚建立，新的工作模式还不熟悉而旧的工作模式记忆犹新，虽然可以“人人有事做”，但似乎不能“事事有人做”，部门之间存在职责上的重叠或缺漏、责任不清是常见的事。 3、沟通双方信息不对称 沟通是信息交流的过程，如果沟通渠道不畅，沟通双方掌握的信息不对称(掌握的信息内容不同、程度不同及对信息理解的不同等)就会产生跨部门沟通问题。 4、部门沟通协作过程中经常使用非正式沟通方式或消较沟通 部门沟通协作过程中较少使用正式沟通方式，没有正式的文件、纪要、通知、函件等作为沟通证明的材料，容易产生扯皮推诿现象。另外消较沟通会导致各部门步调不一致，从而影响整体效果。 5、对其它部门工作内容流程的了解不够 各部门除了本部门事情外不知道其他部门在做什么，不知道自己部门的工作对其他部门的影响。 6、价值观的因素 由于人的经历不同、知识体系不同、所处的环境不同、认知能力不同、角色地位不同，决定了人们对外界事物的是非、好坏、善恶、美丑和重要性的评价标准也就不同，也就是价值观上的分歧，往往容易造成部门间沟通的障碍。 7、利益分配的因素 在一定的条件下，企业拥有的资源(人员、资金、设备、原材料等)是有限的，可供分配的利益(薪金、福利待遇等)总额是有限的，但每个部门甚至个人都本能地希望自己能够拥有或有权支配、使用更多的资源，并获得更多的利益。 8、**安排工作时不细致 **让多个部门协作完成一件事情，但是没有表明谁是主导谁是配合，协作过程中就容易产生矛盾和问题。 二破除跨部门协作障碍的对策 1、 建立有效的沟通机制：用制度约束来加强沟通频率，各部门要利用周例会等形式加强沟通，工作应当有计划性，需要各部门配合的事情应该告知相关的工作计划和时间节点，引起对方的重视。 2、清晰流程：杜绝由于流程模糊导致的沟通误会。 3、加强感情联络：做些活动加强部门间的联系，融洽感情。 4、如果部门间的问题还是很多，建议调整组织架构：把部门间问题化为部门内问题。 5、明确职责、健全分配机制：建立健全部门及员工岗位职责，同时一定要明确利益分配方式。 6、建立正式的沟通方式：如工作联系单法，工作要注意留下记录以备查。 7、跨部门联络与跟进要及时到位： A、联络不到位，等于没联络；跟进无结果，等于白忙活； B、传达信息(如电话)要落实到具体的当事人； C、重要邮件，事后视情况应电话确认； D、所有协作事情要求反馈时间点，到点则一定追踪确认。 8、换位思考，试着站在对方的立场思考：跨部门的换位思考法能将误解或沟通频率不畅的机率降到低。此外，频繁的互动有助于建立彼此的熟识度，让你更容易设身处地想问题。因此，时不时的跟其它部门的同事吃吃饭、聊聊天，有好无坏。 9、通过培训和人才引进等方法，提高员工综合素养。 誉谋企业管理： 制造业定制管理* 专注制造业发展进程 专业研究制造业管理提升机构 解决制造业在发展过程中遇到的各种管理难题 管理提升|现场管理|精益生产 质量管控|成本管控|绩效管理 镇江