原则上，应由实际发货人填写，但实际上，一般由受实际发货人委托的国际货运代理代表实际发货人(承运人)填写。国际货运代理人填写运单时，要与实际发货人申报书(Shipper’s Letter of Instruction)，信用证(L/C)，商业文件(C/I)等装运文件相一致。
航空公司和国际货运代理要确认收货人、承运人、出发地、目的地等运单上必须记载事项准确并没有遗漏。 本项填写在相应的包装件数的同一行里。使用IATA注册ULD时，换行填写其实际皮重。项目多于一个时，在下面填写总毛重。 在航空运单的26a，26b项中‘Total Other Prepaid Charges’(全部其它预付费用)栏或在航空运单的26a，26b项中‘Total Other Collect Charges’(全部其它到付费用)栏里不表明这些费用的承运人/代理人必须在适当的栏里填入‘x’来表示其它费用是否全部预付或全部到付。 发货人要购买发货人利益保险(S.I.I.)时填写保险金额。货物投保金额可与运费申报金额不一致。而且，即使运单的运费申报价格填写NVD，该保险也照样承担丢失或损失。
